REFERAT FRA ÅRSMØTE I GRØNDALEN HYTTEIERFORENING

 

Sted; Gapahukene i C-feltet

 

Tidspunkt: Skjærtorsdag 17.04.14 kl. 17.00

 

 

 

SAKSLISTE

 

1. Leder ønsker velkommen

Leder Arve Bekk ønsket de frammøtte velkommen

 

2. Godkjenning av innkallingen

Vedtak

Innkallingen enstemmig vedtatt.

3. Godkjenning av sakslisten

Vedtak

Sakslisten enstemmig vedtatt.

4. Valg av møteleder og sekretær

Vedtak

Arve Bekk ble enstemmig valgt til møteleder.

Reidar Hansen ble enstemmig valgt til sekretær.

5. Årsmelding fra styret

Tillegg: Det er er avholdt et ekstra styremøte 13.04.14.

Vedtak

Styrets årsberetning med tillegg ble enstemmig vedtatt.

6. Regnskap 2013

Vedtak

Regnskap 2014 enstemmig godkjent.

7. Fastsettelse av medlemskontingent

Vedtak

Enstemmig vedtak om at kontingent på 200 kr. videreføres

8. Innkomne saker

            a. Gapahuk ved Tobakktjernet

            Gapahuken er oppført. Den er satt opp på trykkimpregnert plank og må settes opp på steiner.

            Dette gjøres i forbindelse med dugnad første helg i juli.

            b. Vedlikehold og oppsyn med Kløftkoia

            Vedtak

            Et overveldende flertall på årsmøtet ønsker ikke at hytteeierforeningen har ansvar for     vedlikehold og oppsyn.

            c. Klopp over Ørrsjøbekken ved Kløftkoia

            Vedtak

            Et overveldende flertall på årsmøtet ønsker ikke at hytteeierforeningen engasjerer seg i   bygging av klopp ved Kløftloia.

            d. Vannposter

            De vannposter det var problemer med forrige vinter er rettet opp, og alle fungerer           tilfredsstillende

            e. Avfallskonteinere

            Observerer sitausjonen nåværende påske før man eventuelt går videre med saken.

            f.  Årsmøtet i Grøndalen fritidsområde inkludert reguleringsplanarbeidet

            Styrets sekretær Reidar Hansen var hytteeierforeningens representant på årsmøtet og redegjorde fra møtet:

 

Reguleringsplan for Grøndalen fritidsområde

Valg av konsulent gjøres i mai, og planutkast skal være ferdig til nyttår.

Planen omfatter eksisterende hyttefelt samt 2 nye felt hver på 50 hytter.

Planen skal inneholde forslag til vei, elektrisitet, vann og avløp for eksisterende og planlagte hytter.

Styret i hytteforeningen har fremmet følgende ønsker:

- Medvirkning i planprosessen før den oversendes kommunen

- Eksisterende skiløyper gjennom hyttefeltene blir innregulert

Begge ønskene har vi fått positiv respons på fra Grøndalen fritidsområde SA.

 

Løypekjøring/serviceavgift

Dette ble tatt opp på grunnlag av skriftlig innspill fra styret i hytteeierforeningen hvor det ble påpekt  misnøye med betaling kontra nivået på utførte tjenester. Dagens nivå på administrasjonskostnader som betales av hytteeierne er ca. 100 000 kr. noe styret i hytteeierforeningen anser som urimelig.

På bakgrunn av drøftinger ble det foreslått en modell hvor man betaler serviceavgifter etterskuddsvis ut fra utførte tjenester foregående år. I tillegg kommer administrasjonskostnader, nivået ble ikke konkretisert.

 

Skilting av stier og løyper

Det er ansatt forvalter for Sølen landskapsvernområde og Arne Løkås vil ta opp saken med forvalteren for å avklare muligheter for skilting og merking.

 

Gjeterbu Gravåsen

Eierforhold og disponering  avklares grunneierne i mellom. De er positive til å sikre bua for framtiden. Hytteeierforeningens representant opplyste at det var interesse for dugnadsarbeid for å bevare bua.

 

Sandbu

Eierforhold og disponering avklares grunneierne i mellom. Det kjøres inn «langved» hvor turfolket kapper sin egen bålved.

 

 

 

 

g. Løypekjøring

Punktet ble utvidet til løypekjøring/serviceavgift.

Dette på bakgrunn av forslag om ny betalingsordning som ble fremmet i årsmøtet i Grøndalen Fritidsområde SA.

Saken ble behandlet i ekstraordinært styremøte i Grøndalen Hytteeierforening 13.04.14. Styret vedtok enstemmig å fremme nedenstående sak på årsmøtet 2014 og å anbefale årsmøtet å vedta ny betalingsordning for veiavgift og serviceavgifter.

 

 

Betaling av veiavgift og serviceavgift

 

Bakgrunn

Følgende tjenester inngår:

I følge festekontrakt

- Veiavgift

- Avgift vannposter

I tillegg obligatorisk løypeavgift

 

Dagens betalingsordning innebærer ingen skille mellom utførte tjenester og administrasjonskostnader.

Ut fra siste års regnskap samt informasjon fra styreleder i Grøndalen Fritidsområde SA  Arne Løkås, har man de siste årene beregnet 100 000 kr. i administrasjonskostnader for overstående tjenester.

Dette innebærer for 2013, forutsatt lik fordeling mellom tjenestene, følgende administrasjonskostnader:

71,7% av avgift vannposter

47,8% av avgift løypekjøring

17,9% av veiavgift

Grunneierne betaler fra 20-50 000 kr. pr. år i administrasjonskostnader for festeavgift, øvrig veiavgift og forvaltning av eiendommene.

Grøndalen hytteeierforening ser dagens fordeling av administrasjonskostnader som urimelige. Administrasjonskostnader utover administrering av av vannposter, løypekjøring og hytteeiernes del av veiavgifter anses som hytteeierne uvedkommende.

 

Styrets forslag til årsmøtet:

1 Det innføres en administrasjonavgift for veier, vannposter og løypekjøring med 200 kr.  pr. hytte,   totalt 46 000 kr.

2  Veiavgift videreføres med nåværende ordning med 800 kr. pr. hytte.

3 Avgift for vannposter betales etter utførte tjenester og betales etterskuddsvis påkommende år.

4 Avgift for løypekjøring betales etter utførte tjenester og betales etterskuddsvis påkommende år.

Nivået for løypekjøring tar utgangspunkt i dagens beløp 300 kr. pr. hytte samt støtte fra Rendalen ca. 10 000 kr. pr. år. Løypekjøringplan fastsettes på høstmøtet mellom styret og Statskog.

 

            h. Planprogram  for løyper og stier inklusiv skilting i Rendalen kommune

            Rendalen

            Styret har sendt inn forslag på stier og løyper i vårt område samt forslag til å standardisere         skilter og merking av stier/løyper i hele Rendalen

            i. Bruk av aggregat

            Det er kommet klager på både støy og diesellukt ved bruk av aggregat. Det oppfordres til å       vise omsyn og omtanke overfor naboer ved bruk av aggregat

            j. Dårlig mobildekning

            Styret har forespurt Telenor, de har ingen planer om oppgradering. På bakgrunn av         oppfordring på årsmøtet vil det nye styret også sende forespørsel til Netcom.

            k. Gjeterkoie ved Gravåsen

             Eierforhold og disponering  avklares grunneierne i mellom. Deretter vil de komme tilbake         til tiltak og eventuell dugnadsinnsats.

 

9. Valg

Leder i valgkomiteen Per Ivar Myhren la fram forslag om gjenvalg på leder og øvrige styrerepresentanter som var på valg. Videre fremmet valgkomiteen forslag om gjenvalg av revisorer. Valgkomiteen skal rulleres med en person og valgkomiteen hadde ikke noe kandidat.

 

 

            Valg av leder

            Vedtak

            Valgkomiteens forslag på Arve Bekk  vedtatt ved akklamasjon.

            Nestleder   Ikke på valg

            Sekretær    Ikke på valg

            Valg av kasserer

            Vedtak

            Valgkomiteens forslag på Erik Martinsen vedtatt ved akklamasjon.

            Valg av styremedlem

            Vedtak

            Valgkomiteens forslag på Stein Andersen vedtatt ved akklamasjon.

           

            Valg av valgkomite

            Omforent forslag på Håkon Skrokbæk

            Vedtak

            Valgt ved akklamasjon.

 

            Valgkomiteen har følgende sammensetning:

            Leder Trond Brøndbo

            Trym Edvardsen

            Håkon Skrokbæk

 

            Valg av 2 revisorer

            Valgkomiteens forslag på Per Ivar Myhren og Ola Undset vedtatt ved akklamasjon.

 

           

 

 

Tilleggssak til orientering

Båndtvang og hundemøkk i løypene

Alle hundeeiere oppfordres til å respektere båndtvang da simlene er høydrektige. Videre oppfordres det at hundemøkk blir fjernet fra løypetraseene.